Rozliczenia kosztów wspólnych między jednostkami gminy – Biuletyn Finanse Publiczne

Pytanie: W związku z wątpliwościami dotyczącymi prawidłowości ujmowania w księgach rachunkowych urzędu gminy operacji finansowych związanych ze zwrotem kosztów poniesionych przez podległe gminie jednostki budżetowe, proszę o odpowiedź na pytanie odnoszące się do następującej sytuacji.

Budynek – siedziba urzędu gminy – w części jest użytkowany również przez podległe gminie jednostki budżetowe typu: gminny ośrodek pomocy społecznej. Urząd gminy, ze względu na brak wyodrębnienia opomiarowania mediów na poszczególnych użytkowników, jako jedyny płatnik otrzymuje zbiorcze faktury na zużycie wody, energii, gazu itp. obejmujące koszty zużycia mediów przez wszystkie użytkujące budynek jednostki budżetowe. Takich rozliczeń pomiędzy urzędem gminy a gminnymi jednostkami budżetowymi nie regulują odrębne dokumenty.

Czy w opisanej sytuacji urząd gminy może dokonywać wzajemnych rozliczeń z gminnymi jednostkami budżetowymi na podstawie wewnętrznego dowodu – noty księgowej?

Czy operacje wynikające z powyższych rozliczeń (zwroty wydatków – kosztów) powinny być ujmowane w księgach urzędu gminy po stronie dochodów czy też wydatków?

Zaznaczyć tutaj należy, że powyższe operacje służą tylko i wyłącznie rzeczywistemu prawidłowemu odzwierciedleniu poniesionych kosztów, a nie realizacji przez urząd gminy dochodów. Mając na uwadze powyższe, proszę o wyrażenie Państwa opinii w tej sprawie.

Odpowiedź: Urząd gminy jako jednostka budżetowa zgodnie z ustawą o finansach publicznych na wydatki wynikające z planu finansowego otrzymuje środki pieniężne z budżetu gminy, natomiast dochody odprowadza do budżetu gminy. W opisanym przypadku wójt gminy płaci za dostawę mediów w wysokości wynikającej z otrzymanej faktury od dostawcy mediów i ewidencjonuje tę kwotę w kosztach urzędu, a zapłatę w wydatkach urzędu.

Obciążenie jednostek organizacyjnych gminy odbywa się na podstawie dowodu księgowego spełniającego wymogi art. 21 uor. Może to być nota księgowa. Otrzymane środki pieniężne z jednostek organizacyjnych gminy są dochodami z tytułu sprzedaży usług i księguje się je na dochody. Księgowanie otrzymanych środków od jednostek gminnych na zmniejszenie wydatków jest nieprawidłowe i nosi znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

W celu uniknięcia obiegu dokumentów między jednostkami organizacyjnymi można zaplanować wydatki dla wszystkich jednostek organizacyjnych gminy w urzędzie gminy w odpowiednich klasyfikacjach budżetowych. Ten sposób zaplanowania wydatków należałoby uzgodnić z regionalną izbą obrachunkową, która sprawuje nadzór nad gospodarką finansową gminy.