Sprawdź, jak poprawnie ewidencjonować wynagrodzenia wypłacane pracownikom Twojej jednostki – Biuletyn Finanse Publiczne

Wynagrodzenie za pracę to okresowe świadczenie majątkowe, przysługujące za pracę świadczoną w ramach prawnego stosunku pracy, odpowiednio do jej rodzaju, ilości i jakości (art. 78 Kodeksu pracy).

Na wynagrodzenie składają się:

• płaca zasadnicza - stała kwota wypłacana za powierzoną pracę, bez względu na poziom wykonywania powierzonych obowiązków,
• premie - zmienny składnik wynagrodzenia przyznawany za spełnienie określonych warunków,
• nagroda jubileuszowa - premia, którą otrzymuje pracownik za nienaganne przepracowanie danego okresu,
• deputat - wynagrodzenie rzeczowe (wypłacane tylko w przypadkach przewidzianych przepisami prawa),
• dodatki, w tym: za warunki pracy, czas pracy, wyrównawczy,
• zasiłki chorobowe,
• dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych
• dodatkowe świadczenia.

Pamiętaj, że do wynagrodzeń nie zalicza się świadczeń rzeczowych i wypłat wynikających z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy. Do wynagrodzeń nie zaliczysz również:

• wypłat stanowiących ekwiwalent za używanie do celów służbowych własnych narzędzi pracy, prywatnych samochodów itp.,
• pożyczek i zasiłków mających charakter odpraw i odszkodowań,
• świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
• wynagrodzeń z tytułu rozporządzania przez pracowników prawami autorskimi do utworów stworzonych w ramach stosunku pracy.

Dowodem stanowiącym podstawę zapisów księgowych związanych z wypłatą wynagrodzeń jest lista płac. Standardowa lista płac zawiera:

• imię i nazwisko pracownika,
• kwotę wynagrodzenia podstawowego - wynagrodzenie brutto,
• kwotę wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy,
• ogółem kwotę wynagrodzeń,
• podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne,
• koszty uzyskania przychodu,
• podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne,
• podstawę obliczenia zaliczki na podatek dochodowy,
• kwotę pobranej zaliczki na podatek dochodowy,
• kwoty innych potrąceń (przykładowo: alimentacyjnych, komorniczych),
• kwotę do wypłaty.

Pamiętaj, że lista płac jako dokument księgowy umożliwia Ci rzetelne wykazywanie zobowiązań jednostki z tytułu wynagrodzeń osobowych i bezosobowych, a także obciążenie równowartością wynagrodzeń kosztów działalności jednostki.

Do ewidencji wynagrodzeń pracowniczych służy konto syntetyczne 231 „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń”. Konto to odzwierciedla funkcję dochodową i kosztową wynagrodzeń, albowiem kwota brutto wynagrodzenia stanowi równocześnie koszt i element rozrachunków jednostki gospodarczej z pracownikami z tytułu świadczonej przez nich pracy.

Na koncie 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” ewidencjonuje się rozrachunki z pracownikami jednostki i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat wynagrodzeń, a w szczególności należności za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umowy zlecenia, umowy o dzieło czy też innych umów o podobnym charakterze. Zapisy na poszczególnych stronach tego konta przedstawia poniższa tabela.

Konto 231 może wykazywać dwa salda:

• saldo debetowe (Wn) - stanowi równowartość należności z tytułu udzielonych i nie rozliczonych zaliczek na poczet przyszłych wynagrodzeń oraz równowartość świadczeń rzeczowych (deputatów) pobranych przez pracowników, które nie rozliczono jeszcze na listach płac,
• saldo kredytowe (Ma) - stanowi kwotę zobowiązań z tytułu zarachowanych, a nie wypłaconych wynagrodzeń.

Reasumując, saldo Wn oznacza stan należności, zaś saldo Ma stan zobowiązań Twojej jednostki z tytułu wynagrodzeń.

Na podstawie art. 17 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości jednostki zobowiązane są prowadzić do rozrachunków z pracownikami ewidencję analityczną, a w szczególności imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników, zapewniającą uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia.

Nie ma jednak konieczności, abyś do konta rozrachunkowego 231 „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” stosował klasyfikację budżetową (podział według działów, rozdziałów, paragrafów). Stosowanie klasyfikacji ułatwi Ci jednak w przyszłości sporządzanie sprawozdań budżetowych w zakresie płac.

Podstawa prawna:

• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
• Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223.).
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 142, poz. 1020 z późn. zm.).

Patrycja Mikuła
konsultant podatkowy,
samodzielna księgowa