Nowy system sprawozdawczości elektronicznej BeSTi@ – Biuletyn Finanse Publiczne

Komunikat KR RIO w sprawie nowego systemu sprawozdawczości elektronicznej BeSTi@.
Poniżej treść tej informacji.

Na przełomie 2005/2006 planowane jest nieodpłatne udostępnienie jednostkom samorządu terytorialnego nowego systemu informatycznego BeSTi@, który ma zastąpić BudzetST II. Jednostki samorządu terytorialnego otrzymają to oprogramowanie z MF za pośrednictwem regionalnych izb obrachunkowych. System informatyczny Be-STi@ powstaje w ramach projektu Phare PL2002/IB/FI/03. W porównaniu do BudzetST II znajduje się w nim wiele nowych funkcjonalności, które uwzględniają potrzeby jednostek samorządu terytorialnego.

Mnogość funkcji, w które wyposażono nowy system sprawia, że ma on szansę stać się skutecznym narzędziem do zarządzania finansami publicznymi w sektorze samorządowym dla JST, RIO oraz MF.

Co szczególnie ważne - nowy system udostępni również możliwość wykorzystania podpisu elektronicznego. Funkcjonalność ta jest szczególnie przydatna w sprawozdawczości budżetowej, gdyż pozwoli na wyeliminowanie uciążliwości wynikających z odręcznego podpisywania dokumentów papierowych. Mechanizm zaimplementowany w systemie Be-STi@ pozwoli na podpisanie nie tylko pojedynczego sprawozdania, ale również całego zestawu sprawozdań. Ponadto w przypadku zastosowania podpisu kwalifikowanego wyeliminuje konieczność składania dokumentów w wersji papierowej.

System będzie umożliwiał komunikację z systemami zewnętrznymi dzięki wbudowanym mechanizmom importu i eksportu danych. BeSTi@ będzie obsługiwała wczytywanie danych z plików XML w formacie, który zostanie opisany w publicznie dostępnej dokumentacji technicznej systemu. To oznacza m.in., że będzie możliwe wczytanie do nowego systemu danych sprawozdawczych z tych systemów FK, których twórcy udostępnią możliwość generowania danych zgodnie z tą dokumentacją.

Bardzo istotną cechą nowego systemu jest to, że dane udostępnione w każdym raporcie systemu można będzie zapisywać do pliku, w kilkunastu najpopularniejszych formatach. Ten fakt oraz różnorodność wbudowanych raportów, które w razie potrzeby będzie można modyfikować a także możliwość dołączania nowych własnych raportów oznacza, że system będzie można wykorzystywać nie tylko do obsługi sprawozdawczości czy planowania budżetów, ale również i do innych celów, na przykład przygotowania publikacji dokumentów na stronach własnego Biuletynu Informacji Publicznej, przygotowania elektronicznych wersji aktów prawa miejscowego do publikacji w dzienniku urzędowym województwa, itd.

Nowy system dla jednostek samorządu terytorialnego będzie podzielony na następujące moduły:

• uchwały,
• sprawozdania,
• raport,
• administracja, oraz
• komunikacja - moduł dedykowany wyłącznie do wymiany informacji.

Moduł "Sprawozdania"

Z merytorycznego punktu widzenia jest to najistotniejszy moduł systemu, który ma realizować główny cel projektu Phare. Moduł ten będzie zapewniał wszystkie możliwości oferowane dotychczas przez system BudzetST II tak w zakresie importu jak ręcznego wprowadzenia sprawozdań zbiorczych w okresach kwartalnych. Dodatkowo zostaną udostępnione następujące możliwości:

• wprowadzanie sprawozdań jednostek organizacyjnych poprzez:
  • import utworzonego przez system finansowo-księgowy pliku o ustalonym formacie zgodnym z dokumentacją techniczną systemu BeSTi@ (w celu umożliwienia firmom komercyjnym dostosowania swoich produktów do wymagań systemu BeSTi@ format wymiany danych będzie powszechnie dostępny)
  • ręcznie na formatce ekranowej,
• automatyczną agregację sprawozdań jednostkowych do sprawozdań zbiorczych,
• wprowadzanie lub importowanie z innych systemów sprawozdań miesięcznych, pozostających wyłącznie w dyspozycji jednostki samorządowej,
• sporządzania bilansów jednostkowych jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz bilansów łącznych jednostek organizacyjnych w podziale na formy prawne prowadzonej działalności,
• sporządzania bilansu z wykonania budżetu oraz bilansu skonsolidowanego.

Jednocześnie należy zaznaczyć, iż ani sprawozdania jednostkowe ani sprawozdania miesięczne nie będą przesyłane z JST do RIO lub MF. Pozostaną one do wyłącznego wykorzystania w jednostce samorządu terytorialnego. Ważną zmianą będzie również wprowadzenie zasady sporządzania wszystkich sprawozdań z dokładnością prowadzenia ksiąg rachunkowych (czyli w złotych i groszach niezależnie od tego czy będzie to sprawozdanie jednostkowe, zbiorcze czy łączne)

Jednostki samorządowe, które zdecydują się na prowadzenie ewidencji danych z uchwał budżetowych, zmieniających oraz zarządzeń w nowym systemie Be-STi@ uzyskają możliwość automatycznego wypełnienia kolumn sprawozdawczości zawierających "Plan". W połączeniu z możliwością importu informacji o wykonaniu z systemów finansowo-księgowych powinno to w bardzo znaczący sposób skrócić czas niezbędny do sporządzenia kompletu sprawozdań za dany okres sprawozdawczy.

Wszelkie informacje wprowadzone do tego modułu (miesięczne i kwartalne sprawozdania jednostkowe, miesięczne i kwartalne sprawozdania zbiorcze) będą dostępne dla dalszych analiz w dowolnie wybranych przez użytkownika przekrojach.