Jak oszacować wartość zamówienia na usługi szkoleniowe, by uniknąć zarzutu dzielenia zamówienia lub zaniżania jego wartości? – Biuletyn Finanse Publiczne

Ustalenie, co stanowi „przedmiot zamówienia”, jest kluczową kwestią dla właściwego zastosowania przepisów ustawy Pzp. Tylko wtedy zyskasz pewność, że możesz skorzystać z ułatwień w udzielaniu zamówień na usługi szkoleniowe oraz będziesz wiedzieć, jak je właściwie oszacować.

Pamiętaj, że pojęcia „usługi szkoleniowe” nie możesz interpretować dowolnie. Ustawa Pzp w art. 5 ust. 1 pkt 8 mówi wprost o usługach szkoleniowych, jednak ich nie definiuje. Ze względu na brak takiej definicji, w  praktyce wielu zamawiających ma problem z właściwym ustaleniem, czy określone zamówienie jest faktycznie usługą szkoleniową. Dzieje się tak np. wówczas, gdy w nazwie przedmiotu zamówienia nie pojawia się słowo „szkolenie”, a „kurs”, „seminarium”, „konwent” itp. Nie wystarczy, by Twoje zamówienie jedynie dotyczyło usługi szkoleniowej! Przedmiot zamówienia musi być taką usługą.

PRZYKŁAD:

Pewien zamawiający miał zorganizować seminarium szkoleniowe dla kadry zarządzającej -„Kreatywne zarządzanie zespołem”. W tym celu musiał wynająć salę, zorganizować catering oraz zlecić przeprowadzenie szkolenia wykwalifikowanym wykładowcom. Zdecydował jednak, że nie będzie tych czynności wykonywał samodzielnie. Postanowił zlecić organizację szkolenia firmie X, która w jego imieniu wynajęłaby salę, zleciła catering oraz przeprowadzenie szkolenia firmie szkoleniowej.

Zamawiający udzielił zamówienia firmie X w trybie z wolnej ręki na podstawie art. 66 w zw. z art. 5 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp. W uzasadnieniu zastosowania trybu z wolnej ręki, podał, że przedmiotem zamówienia jest organizacja szkolenia, a więc mieści się on w pojęciu „usługa szkoleniowa”.

Tymczasem z umowy z firmą X jasno wynikało, że przedmiotem zamówienia nie jest usługa szkoleniowa, tylko organizacja szkolenia. Firma X nie prowadziła tego szkolenia tzn. nie świadczyła usługi szkoleniowej. Przedmiotem zamówienia była więc usługa organizacji seminarium. Jeżeli nie zachodziła któraś z przesłanek zastosowania trybu z wolnej ręki wymieniona w art. 67 ust. 1 ustawy Pzp, zamawiający nie miał podstaw do tego, by zastosować w tym przypadku tryb z  wolnej ręki. Przedmiotem jego zamówienia nie była bowiem usługa wymieniona w  art. 5 ust. 1 pkt 3–12 ustawy Pzp.

Poznaj podstawowe zasady szacowania szkoleń

Na początku każdego roku powinieneś określić przewidywany w Twojej jednostce zakres całorocznych dostaw, usług i robót budowlanych. Także udzielając zamówień na usługi szkoleniowe, zobowiązany jesteś do ich starannego zaplanowania na początku każdego roku.

Oczywiście nie zawsze możliwa będzie szczegółowa prognoza wszystkich potrzebnych zamówień, których zamierzasz udzielić w ciągu następnych 12  miesięcy. Jednak planując zamówienia, powinieneś zachować należytą staranność, tj. uwzględnić w planie przynajmniej te zamówienia, które z racji prowadzonej działalności mogłeś przewidzieć.

Ustawa Pzp nie nakłada na Ciebie wprost obowiązku stworzenia planu zamówień publicznych. Chcąc jednak dokonywać zakupów zgodnie z przepisami, warto taki plan przygotować. Będzie Ci on niezbędny m.in. do tego, by prawidłowo określić wartość zamówień. Dzięki niemu będziesz miał także szansę obronić się przed ewentualnym zarzutem kontrolującego, że np. podzieliłeś zamówienie, by uniknąć stosowania przepisów ustawy Pzp.

Podziel zamówienie na „bloki szkoleniowe”, aby móc określić przedmiot zamówienia

Ze względu na bardzo zróżnicowaną tematykę oraz przeznaczenie szkoleń nieuzasadnione byłoby traktowanie ich wszystkich jako jednego dużego zamówienia składającego się z  wielu części. Dlatego gdy już zaplanujesz wszystkie możliwe do przewidzenia szkolenia, podziel je na konkretne „przedmioty zamówienia” lub inaczej mówiąc określone „bloki szkoleniowe”. Każdy taki blok będzie stanowić odrębne zamówienie.

W bloku szkoleniowym powinny znaleźć się szkolenia o takim samym lub podobnym charakterze czy przeznaczeniu. Chodzi w tym przypadku o końcowy ich efekt. Pamiętaj, że kluczem do zgrupowania zamówień w bloki nie są nazwy poszczególnych szkoleń, ale ich cel i charakter!

Decyzję, czy masz do czynienia z jednym zamówieniem czy z kilkoma odrębnymi zamówieniami, podejmujesz samodzielnie jako zamawiający. To Ty najlepiej bowiem znasz charakterystykę przedmiotowych szkoleń i ich przeznaczenie.